Ұйымдар арасындағы электрондық құжаттар: ол қалай жұмыс істейді?

Электронды құжат айналымы (ЭС) - виртуалды қолтаңбаларымен бар электрондық құжаттарды пайдалану негізінде ақпаратты ортақ пайдалану үшін жылдам жолы. Ол ұзақ жылдан бері операциялық бизнес үшін тиімді құрал ретінде әлемнің дамыған елдері мойындаған болатын.

жүрек

ұйымдар арасындағы электрондық құжаттар -, өңдеу, әкімшілік, беру, сатып алу, қызмет көрсету, пайдалану және құжаттардың жойылуына құру үшін процестерінің жиынтығы. Барлық бұл процестер құжаттарды алған тұтастығын және растау тексергеннен кейін жүзеге асырылады.

заңды тұлғалар арасындағы құжат айналымы ережесі тараптардың келісімі бойынша жүзеге асырылады. Ақпарат алмасу телекоммуникация нысандарына, және электрондық бұқаралық ақпарат құралдары сақталған құжаттар арқылы жүзеге асырылады. бухгалтерлік ақпаратты Жарамдылық мерзімі заңнамалық деңгейде орнатылған, бұл аспауы тиіс.

Ұйымдар қатысушылардың қолтаңбаларымен бір-бірімен, ресми және бейресми құжаттармен байланыса алады. кәсіпкерлік секторды осы қамтуы мүмкін: Сенімхат шот-фактуралар, келісімдер, шот-фактураларды, келісім-шарттар, келісімдер, бұйрықтар, ескертулері, өкілеттіктерді және т.б. Ақпараттық мәтін, кестелік және графикалық файлдар түрінде берілетін болады.

EDI енгізудің мақсаты

EDI енгізу үшін алғышарт болуы мүмкін:

• күнделікті жұмыс азайту;
• құжаттар жоғалту қысқарту;
• құжаттармен «Мөлдір» жұмысы;
• өнімділігі тәртіпті арттыру - көрсетілген мерзімде құжаттарды ашу, т.б. ...

төмендегідей сандық мақсаттардың арасында анықталуы мүмкін:

• Құжатты 10 рет өңдеуге уақытын қысқарту.
• жартысында кеңсе шығындарын азайту.

ұйымдар арасындағы электрондық құжаттар: ол қалай жұмыс істейді

ішкі заңнамасына сәйкес, ұйымдар арасындағы электрондық құжаттар екі тараптың келісімімен жүргізіледі. деректер алмасу үшін, ол барлық қатысушылар оператордың жабдыққа байланысты болды қажет. Келесі, пайдаланушы контрагенттердің тізіміне қосу үшін сұрау жолдау қажет. растау жүйесін кейін қатысушылар байланыса алады.

EDI модуль мынадай функцияларды орындауға болады:

• деректер алмасу үшін контрагенттермен шақыру.
• мекенжай кітабын жасау.
• Мұндай 1С бухгалтерлік бағдарламалық қамтамасыз біріктіру.
• Қол қоюға және құжаттарды шифрлау.
• Құрылымы сырттай.
• хаттар күйін бақылауға.

сертификаттар пайдаланып асырылатын ұйымдар арасындағы электрондық құжат. серверге және аутентификация қосылу жеке сандық сертификатының арқылы жүзеге асырылады. ЭЦҚ электрондық қорғалған БАҚ және Токен PIN кодын сақталған, жүйенің әр пайдаланушыға беріледі. пайдаланушы жеке кеңсеге олардың кіру құпия сөзін енгізу қажет. Тек осыдан кейін бұл олардың құжаттарына қол жеткізе алады.

жүйесіне қосылған, ұйымның кез келген мүшесі болады алмасу процесін бастаңыз. Егер басқа тарапқа құжатты жіберу алдында, ол электрондық қолтаңбамен қол қойылуы тиіс. Бұл операция «Crypto» бағдарламасы арқылы жүзеге асырылады. құжат EDI арқылы жіберіледі. мердігер қызметкер жаңа құжаттың хабарлама алады. ол оны қабылдайтын болса, ол сондай-ақ ЭСҚ қояды. Сіз құжатқа өзгерістер жасау керек болса, онда ол өзінің жаңа электрондық нұсқасын жасайды. редакциялау аяқталғаннан кейін сіз электрондық қолтаңбаны пайдалана отырып, кез-келген өзгерістерді сақтауды қалайсыз. құжат, содан кейін контрагенттің өзгерістер жіберіледі. Қажет болған жағдайда электронды сәйкес ақпаратты жасауға.

Егер сіз тағы бір рет өзгерістер жасау керек болса, онда бүкіл рәсімі қайтадан қайталанады. жаңа нұсқасына талаптар жоқ болса, құжат құрметтейді. соңғы үлгідегі екі электрондық цифрлық қолтаңбасымен қол қойылады деп саналады. Ce құжат нұсқалары серверінде сақталады және көру үшін қол жетімді болып табылады. үлгісі берілген кейін құжатты толықтыру үшін токтың мәртебесі, жұмыс істемейді. «Болдырылмады» мәртебесі берілді Объектілерді келісімшарттар. Мұнда ұйымдар арасындағы электрондық құжаттарды жасау әдісі.

жабдық

Қандай ұйымдар арасындағы электрондық құжаттар үшін қажет? Біріншіден, сіз қызмет провайдеріне таңдау керек және ақпарат алмасуға арнайы бағдарламалық жасақтаманы орнату. Екіншіден, ұйым электрондық хаттарды жүргізуге ниетті, ол әрбір контрагентпен, сіз кіру қажет «электрондық құжаттармен алмасу туралы келісімге».

Ол барлық құжаттарды сақтау үшін арналған EDI серверді орнату үшін, сондай-ақ қажет. Бұл тұтынушы жабдықты және «бұлтты» сақтау ретінде болуы мүмкін. жабдықтарды ұйымдастыру орнатылған қолдану арқылы жүйенің сыртынан деректерге қол жеткізу. Сервермен Компьютерлік өзара іс-қимыл қосымша SSL шифрлауды отырып HTTP астам жасалады құжаттарға 128. Access ғана қолдану интерфейс арқылы және аутентификациясын өткеннен кейін жүзеге асырылады.

EDC жобасы

процестерді автоматтандыру Жоба бірнеше жыл бірнеше айдан созылуы мүмкін. Мерзімі тікелей автоматтандыру, ресурстық және ұйымның қаржылық әлеуетін қажет процестердің санына байланысты. төмендегідей EDC іске асыру ҚЫСҚАША тұйықталу:

• жұмыс тобын құру.
• мақсаттары, мерзімдері және бюджетке қалыптастыру.
• қолданыстағы процестерді зерттеу.
• жұмысқа әзірлеу.
• Vyrob EDI жүйесі.
• ЭҚА іске асыру туралы келісімге қол қою.
• реттеу қабылдау.
• жүйесі каталогтар толтыру.
• кадрлар даярлау.
• Алдын ала сынақтар жүргізу.
• ЭҚАЖ тапсырысты іске асыру бойынша жариялау.
• бағдарламалық қамтамасыз ету және жұмыс ережелерін одан әрі дамыту.
• пилоттық жобаны іске қосу.
• EDI толық ауқымды көшу.

EDI асыру қателер

құжаттарын автоматтандыру процесінде заң қағаз тасымалдаушы болуын талап ететін процестердің ерекше назар аударылуы тиіс. Қағаз құжаттар екі данада электронды мүмкін емес. Бұл айтарлықтай жұмыс процесін баяулататын және бүкіл процесінде автоматтандыру теріс қатысы тудыруы. бірде-бір төлейді дуалды жұмысты орындауға арналған.

жаңа ережелерді іске асыру процесінде құжаттар, поезд қызметкерлерімен жұмыс істеуге әзірленуі тиіс, содан кейін ғана толық іске асыруға тартуға. Бұл тек қызметкерлерге жаңа технологияларды пайдалана отырып, артықшылықтарын жеткізуге, егер қол жеткізуге болады.

Тағы бір танымал қате - ЭҚАЖ талаптарына кедей зерттеу. пайдаланушылар Теңшелмей жүйесінде жұмыс істеу керек болса, онда процесс EDI ұйымда қабылданған ерекшеленеді.

ұйымдар арасындағы электрондық құжаттар: артықшылықтары мен кемшіліктері

артықшылықтары:

• пошта шығындар бастапқы құжаттарды қайта жіберу үшін азайту.
• құжаттарды сақтауға арналған орынды үнемдейді. Ол барлық электрондық түрде сақталады.
• пайдалану оңай. құжаттың жіберу бір орыннан адресінен жүзеге асырылады. мәртебесі (жіберілген алынған және R қабылдаған. D.) жүзеге асырады құжаттың жылдам іздеу.
• Instant жеткізу. Барлық ақпарат бірнеше секундтан алушыға жіберілетін.
• құжат жүйесінде оның сақталу мерзімі өткенге дейін жоғалған болуы мүмкін емес.

кемшіліктері:

• өнімді пайдалану үшін сіз ақша құны лицензия сатып алу керек.
• тек сол жүйенің қатысушылары арасында жиі қарым-қатынас.
• ұйымдар арасындағы электрондық құжаттар 1С немесе кез келген басқа да бағдарламалық құралын пайдалану арқылы бұрын пайдаланылған схема ерекшеленеді. жаңа алгоритмі енгізумен, барлық қызметкерлері бизнесті жүргізудегі туралы сұрақтарыңыз бар.
• Техникалық жабдықтар. EDI ұйымның енгізу алдында жабдықты сатып алу үшін және жаңа жүйесін басқару үшін қызметкерлер дайындау қажет.
• EDM 1 жыл қолданылу табылатын электрондық қолтаңбаны пайдалана отырып жүзеге асырылады. Ол бақылауға және жедел сертификаттар жаңарту қажет. Ол салық проблемаларды болдырмау үшін, мердігерлер сертификаттар іс-әрекеттерін бақылауға, сондай-ақ қажет.

құқықтық реттеу

нормативтік қандай актілер ұйымдар арасындағы электрондық құжаттар реттеледі? Ресей заңнамасы «электрондық қолтаңба туралы Федералдық заң №63» кіреді, Федералдық салық қызметі құжаттардың ережелері Қаржы саны MMV-7-2 / 168 министрлігінің бұйрығы тіркелген. Қаржы № 50n негізінде ұйымдар тапсырыстар арасындағы ЭОД. Федералдық салық қызметі тапсырыс нөмірі MMV-7-6 / 36 @ ұйғарылған электрондық форматта бастапқы есепке алу құжаттары алмасу шарттары. EDM процесі іс-Барлық операторлар Федералдық салық қызметі MMV-7-6 / 253 @ № бұйрығымен басшылыққа алуға тиіс.

«СБИС»

ұйымдардың «СБИС» арасындағы электрондық құжаттармен клиенттерге мынадай артықшылықтар береді:

• Ресей Федерациясының аумағында тіркелген кез келген ұйым үшін құжаттарды жіберуге болады. контрагент «СБИС» жүйесінің қатысушысы болмаса, қызметкер жай ұйымының өкілімен хабарласыңыз және жүйеге қатысуға электрондық пошта шақыруымен оны жібереді. Бірден расталғаннан кейін қатысушылардың арасында ақпарат алмасу делдалдарсыз жүзеге асырылатын болады.
• компьютерге бағдарламалық қамтамасыз етуді орнату қажет емес. Сіздің браузеріңізде және Интернет желісіне қол жеткізу ағымдағы нұсқасы бар жеткілікті.
• деректермен жұмыс істеу үшін арнайы бағдарлама қажет емес. есеп сияқты 1С сияқты, үшінші тарап бағдарламалық қамтамасыз бастапқыда дайындалды болса, онда ол «СБИС» жүйесімен интеграцияны теңшеуге болады.
• Құжаттың стандартты нысаны орнатылмаған. Сіз мәтінді, электрондық кесте файлдар, суреттер және т.б.. D. жіберуге болады

ҰҚК «ООО контуры»

Ресейде бірінші бағдарламалық қамтамасыз әзірлеушілердің бірі, сондай-ақ ұйымдар арасындағы электрондық құжаттар, ол арқылы, жабдықтарды жеткізу айналысады. «Контур» DiaDoc электрондық құжаттарды алмасу, ол арқылы жүйесін әзірледі. жүйесінің мүмкіндігі деректеріне қол, ал шетелде алуға болады, бұл. Осы мақсатта компания роуминг тарифтері әзірледі. Егер қалаған, моно қатынау деректер API арқылы.

Не керек?

ЭОД қосылу үшін, компаниялар сатып алу қажет:

• лицензияланған бағдарламалық қамтамасыз ету;
• сервер;
• жабдықтарды жаңарту;
• поезд құрамы;
• теңшеуге және ішкі қолданбалары үшін ECM біріктіруге.

Мұндай инвестициялар ұйым арасындағы электрондық құжат қосылу үшін жүзеге асыру қажет? техникалық қолдау консалтингтік құнына қосу, және бағдарламалық қамтамасыз ету жаңарту ЭҚА - инвестиция екінші кезеңі. Бұл шығындар ай сайын төлеуге болады.

қорытынды

Қағаз-негізделген электрондық пошта ауыстыру үшін келді. Ол ұйымның құны процестерін жүргізу азайтады, сонымен қатар тұтастай алғанда бизнестің тиімділігін арттырады ғана емес. EDI табысты жұмыс үшін, сіз анық дұрыс жабдықты реттеу үшін жүйенің мақсаттары мен жүзеге асыру тұжырымдау қажет.