Ақпараттық хатқа қалай өтініш беру керек

Әрбір ұйым ресми хат жазуға ерекше назар аудару керек. Өйткені бұл сурет бөлігі болып табылады және іскерлік беделін сақтайды . Ақпараттық хат - осындай хат алмасу түрлерінің бірінің мысалы, ал төменде оның дизайны туралы ережелер ғана болады.

Әдетте, мұндай әріптер ресми сипатта болады, стандартты үлгі бойынша құрастырылады және жалпыланған адресатқа ие болады (пошталық тізім тізімге сәйкес жүзеге асырылады). Айтпақшы, бас әріппен жазылған «Сіз» деген есімде тек бір адамға нақты сілтеме жасауға рұқсат бар екенін ескертеміз. Барлық басқа жағдайларда төменгі әріпті пайдаланыңыз : сенің, сен.

Ақпараттық хат ұйымның ағымдағы немесе әлеуетті серіктестеріне жіберіледі. Адресатқа берілетін ақпарат мүмкіндігінше ақпараттылығын қамтамасыз етуі керек. Мұндай құжатта берілген ақпаратқа түрлі тіркемелер болуы мүмкін. Хат жалпы қабылданған рәсім ережелеріне сәйкес дайындалуы керек.

Сол жақта, хаттың жоғарғы жағында автордың ұйымы туралы деректемелері мен байланыс ақпараты көрсетілуі тиіс. Егер ұйымда бұрыштық мөртабан болса, оны қажетті ақпаратты тасымалдаушы ретінде қойыңыз. Сізге ақпараттық хат жіберілсе, күн мен шығыс нөмірін көрсетіңіз. Сұрауға жауап ретінде кіріс құжаттың күнін және нөмірін көрсету керек. Жоғарғы оң жақ бұрыш адресатты тағайындау үшін арналған. Ұйым басшысының жеке ақпаратын - хат алушыны біліп, оның лауазымын, компания атауын және орналасқан жерінің толық мекен-жайын білуге болады.

Енді мәтіннің өзі туралы аз. Осыны ойлап, хабардың тақырыбын көрсетіңіз. Мысалы, көрмені өткізу немесе ұсыныстарды қарау туралы. Кіріспе бөлімді «Біз сізге хабарлаудамыз ...», «Біз сіздің назарыңызға жеткіземіз ...» және т.б. сияқты сөздермен бастаңыз. Жазу ақпараттық хаттың түріне және оның мақсаттарына тікелей байланысты. Әрі қарай, мүмкіндігінше хабардың негізгі хабарын жеткізуге тырысыңыз. Қажет болса, қосымшаларды қосыңыз және әріптердің соңында олардың атын көрсетпеңіз, сонымен қатар тіркелген парақтардың нөмірін енгізіңіз. Ақпараттық хаттың аяқталуын құрметтеуді, сондай-ақ автордың және автордың жеке деректерін көрсету керек . Орындаушының қолтаңбасы мен байланыс телефоны талап етіледі.

Ақпараттық хабарламалардың бірнеше түрі бар, олардың қысқаша сипаттамасы төменде берілген.

Жарнамалық және ақпараттық хат (коммерциялық, презентация) өнімнің, оқиғалардың, қызметтердің жұртшылық назарын аударады. Ол белгілі бір адресатқа тікелей өтініш беруді талап етпейді, сондықтан оған жауап дайындау қажет емес. Мұндай хабарламаның мақсаты кез-келген артықшылықты көрсету немесе әрекет ету.

Хатта екі тарап үшін өзара қызықты оқиғалар, тек алушыға ғана маңызды болып табылатын хабарлама хаттамасынан айырмашылығы бар.

Хат-хабарламаның негізгі мақсаты - адресатқа қоғамдық іс-шараны өткізу туралы, мысалы, көрме, жиналыс, конференция өткізу туралы хабарлау. Мұндай ақпараттық хат міндетті түрде атрибутқа ие - оқиғаның шарттары, орны мен уақыты туралы нақты мәліметтер.

Мысал ақпарат хаты :

«Стелла» білім беру бизнес орталығы «Жеке кәсіпкерлерге салық салу» тақырыбында семинар-тренинг өткізетіндігі туралы хабарлайды және оған қатысуға шақырады. Тренингтік семинар бағдарламасына қоса беріледі. Семинар 2013 жылғы 12 қаңтарда «Агрегат» ЖАҚ әкімшілік ғимаратының үлкен акт залында өтті. Қатысушыларды тіркеу сағат 9-00-ден бастап, семинардың басталуы 10-30 аралығында өтеді. Мекен-жайы: Мәскеу қ-сы, Ленин көшесі, 54. Сіздің келісіміңіз бойынша, 2013 жылдың 11 қаңтарына дейін сіздің қатысуыңызды растаңыз. Барлық сұрақтарыңызға біздің офисімізде немесе 45-16-28 телефондары арқылы жауап береміз.

Қолданылуы: 3 литр, 1 дана.