Беру құжаттар. құжаттарды қалай?

құжат және жазбалар басқару мәселелері бойынша қажетті нұсқаулар үлкен санымен ең мұқият танысу қажет құжаттаманы келгенге дейін. Бұл нормалар - күрделі және әр түрлі шағын бөлшектер мен енгізуі үлкен саны бар. құжаттар бұрышты запнуться қалай? Яғни тіркелген тізімін қамтиды? Мен бухгалтерлік құжаттар машинаны termoperepletnoy тігіп бере аласыз? Beginner іс қызметкері басын бөлуге нәрсе бар.

Ұсақ сошкой?

Бір қарағанда, істің тіркеу рәсіміне және өте қарапайым мұрағатқа оны қою, бірақ тәжірибе керісінше көрсетеді. кеңсесінің мекеменің ережелерін кез келген бұзған жағдайда сауда-қағазды қабылдаудан бас тартқан, және сіз тапсырманы қайтадан бастау керек болады. Мұндай жағдай Сіздің өміріңізде орын алды, онда біздің мақаланы оқып - біз бұл мәселені жүзеге сұрыптау тырысамыз.

Неге sutured құжаттар? Бұл процедура реттеледі, оның астында кез келген ережелер бар ма? Иә, олар көп. Біз 2009 жылдың желтоқсан, мемлекеттік мұрағаты бұйрығымен бекітілді жағдайда басқару бойынша әдістемелік ұсынымдар туралы, ең алдымен, айтып отырмыз. екінші кезекте - ГОСТ 51141 бойынша, бизнес және кеңсе басқару және барлық қажетті анықтамалар мен шарттарын қамтитын мұрағаттауға арналған. Сонымен қатар, басқа да құқықтық нормалар тігілген құжаттама, оған сәйкес, бар.

қақпағы бар бастайық

қақпағы бар ғана емес, - Театр ілгіштен, онда біздің рәсімге басталады болса. Ал картон «қыртысының» таңдау - құжаттың «буып-түю» процесінде алғашқы міндеттердің бірі. Бір қарағанда, сіз көптеген қолданыстағы сорттарын арасындағы айырмашылықты таба алмайды. Бірақ көп тығыз қарап, мұқаба стандартты, стандартты емес болып табылады, және ұзақ мерзімді сақтау үшін пайдаланылады екенін түсінеміз.

Ең жиі стандартты қақпағы пішімін 229h324 мм кездестіруге болады. Бұл үлгі өлшемі парақтарын мөрмен барлық жағдайларда қолданылады. құжат өте нақты және сыртқы түрі параметрлері бар кейбір себептермен болса, стандартты емес вариация қақпағын талап етеді. ақыл онда құжаттар 25 жыл немесе одан да көп сақталады деп жатады созылады өтіңіз.

заңға сәйкес, мұндай қақпақтар ғана маңызды жұмыс өмірге байланысты қатты картоннан жасалған. Шаралар уақыт ауыр кезеңінен кейін тиісті құжат түрін және пайдалану үшін, оның жарамдылығын сақтауға қабылдануы тиіс. Мемлекеттік мұрағат жеткізу арналған құжаттар, мұндай қышқыл-еркін картон ретінде материалдан жасалған қақпағы сақталады.

ның парақ саны туралы әңгімелестік

Сіз дұрыс ретпен қосылған болуы қажет барлық, оның дұрыс құжаттар жіп, файл алдында. Содан кейін кәдімгі қарапайым қарындаш арқылы жүзеге тәртібін нөмірлеу. Негізгі ереже - бұл тізімдер орнына құжат беттер нөмірленеді. Араб цифрларымен жоғарғы оң жақ бұрышында әр параққа жабыстырылған. Сонымен қатар, біздің белгілері мәтін бойынша «тексеріп шығу» үшін талап етілмейді. парақтардың жалпы саны бойынша қолданылмайды, түгендеу құжаттарын.

нөмірлеу қандай тонкости бар? борпылдақ-жапырақ құжаттардың саны хат немесе кейбір осындай қамтиды, онда бірінші конвертке аударылды, содан кейін қайта қосыңыз - оның парақта енгізілген әрбір. Кіріс бірлік саны болса - 250-ден астам, бірнеше томдық оны бөлуге мүмкіндік берді. Және олардың әрқайсысы өз нөмірлеуді бар.

мұрағат ісі құжаттарының ішіндегі, мысалы, өз жеке бет нөмірлерін бар, мерзімді басылымдардың жариялау қатыса алады. Алайда, мұрағаттарда істі өңдеу, олар жалпы тәртібін бұзбай, басқалардың арасында, аударылды.

кірістірілген тізімі үлкен форматы болса, онда ол кеңейту және жоғарғы оң жақ бұрышында таңбалы туралы шешім қабылдады. Бұл мәтін еркін қол қамтамасыз етiледi. олардың бөлу мүмкін болмаған парақтары желімделген үзінділер кез келген болса, бұл топтаманың барлық бірі ретінде нөмірленеді. Бұл жағдайда, ол артқы жағында немесе бос орын болып табылады желімделген дана әр түгендеу, құрастыру үшін сенімді болып табылады. қамтамасыз ету желімделген құжаттың аталуы жазбаша немесе атауын көрсете жалпы түгендеу ескертулерде болуы тиіс. Ең жиі осы инвестициялар штаттан тыс тексерулер, есептілігі немесе суреттер болып табылады.

Қателерді түзеу және құжаттар тізбесі

пайдалану барысында орнына бүкіл алап қайтадан хат Тағайындалған пайдалануға болады өзгертіп (мысалы, парақ жұбын өткізіп) кейбір тым ауыр емес қатені рұқсат жағдайда. Бұл жағдайда, басқа парақтарда нөмірлері өзгермейді. мұндай олқылықтарды жою ғана мұрағаты ұжымымен келісімімен мүмкін. жалпы қатені анықталған болса, құжат қайта нөмірленген болады. ескі нөмірлері ретінде ақырын мүмкіндігінше сызып және жаңаларын қойылады, ал. Бұл жағдайда, міс ақпараттың дұрыстығын растау бойынша жазулар қайта нөмірлеу жаңартылған.

сізде бар түгендеу жоқ ешқандай мұрағаттау қабыл болмайды. құжаттың атауы үшін оған қамтылған ақпарат, сурет, аннотация мен парақтардың сериялық нөмірлерін көрсететін тікелей кестенің күні, ескертулер және (қажет болған жағдайда) саны. барлық егжей атауы бар Клерк қойылған, содан кейін сандар түрінде құжаттардың саны туралы барлық ақпаратты Аяқталды, қайталамауы сөздер

құжаттар жіп Файлға қалай

тігіледі тәртіппен бастап барлық қажетті материалдар мен құралдар сіздің қолыңызда қамтамасыз етуі тиіс. өз бизнес қатар, AWL, инені, құжаттарды берген және арнайы жіп үшін картон қажет. соңғы шұлықтар ретінде банк шпагат, ауыр немесе proshivnymi жіп L-210. жиі кеңсесінің қажеттіліктері үшін пайдаланылатын соңғы түрі.

Құжаттың басында, содан кейін іс парақ тегіс ұқыпты стек болып, кез келген Қағаз қысқыштары немесе басқа да металл заттардан жойылады. ғарыш саласындағы сол жағындағы үш-тесік ине немесе AWL табылады. сол жақ Шегініс арналған ең үздік бос ортасында оларды орналастырыңыз, шамамен бір жарым сантиметр қашықтықта, яғни. Бұл байқау өте маңызды - әйтпесе құжаттар берілгеннен кейін, олар оқып қиын болады, себебі.

ыңғайлы болу үшін кеңестер

тесіктері шешуші сіз үшін тегіс жиектері бар болса, тесік соққы қабылдайды. Бірақ тым көп қағаз, ол «тым қатаң» екенін есте сақтаңыз. барлық үш тесіктерін біркелкі биіктікте орналасқан және шамамен 3 см қашықтықта арқылы қашықтықта болды көз жеткізіңіз. Олардың орташа беттің ортасында құлап тиіс.

Мұқаба парағының және бизнес ыдырағаннан зақымдалуын болдырмау үшін көбінесе картон жолақтарды нығайту жыпылықтап, майдан мен тылды орналастыру ұсынылады. ол арқылы жіп өткізіп болады. Қалыпты оның өлшемі - 70 см, бірақ әр жағдайда ол буманың қалыңдығы байланысты ..

түйреген тесігі 3

Міне, осы алгоритм беру құжаттарының мазмұны болып табылады. Біріншіден, ине жіп қалдықтары соңында артқы тесік ортасында арқылы беріледі. оның тесік жоғарғы жағында vdet ерді. Нәтижесінде, дестесінің екі ұшы айналымы тігілген парақтардың көрсетіледі. ине тесік түбі арқылы ілестірген және алдыңғы жағында жолды аударғым келеді. Содан кейін қайтадан орталығы тесігіне инені тигізбеңіз. Сондықтан біздің жіп екі ұшы құжаттың артқы күшті торабы үшін бекітілген, содан кейін барлық қажетті тесік арқылы жасалды. аяқталады шамамен 5 см ұзындығы Бөлінбеген.

Тікелей құрастыру қамтамасыз ету сөздермен қағаз бөлігін желімделген отыр. біз оның өндіріс технологиясы қарап Төменде.

құжат тігіледі және 4 тесігі бар болуы мүмкін. Бұны қалай істейді? рәсімі күрделі емес. Төрт тесік жалпы осіндегі ұйымдастырумен тігінен симметриялы кулактарға жатыр. жоғарыда сипатталғандай торабы буа, содан кейін Стежки микробағдарламасын жүргізу, бірінші ашу артқы жағында құйрық жіп қалдыру. Микробағдарлама беріктігі мен сенімділігін қамтамасыз ету мақсатында екі рет қайталануы тиiс.

ақпараттың дұрыстығын растау бойынша жазулар

нөмірлеу және микробағдарламаға кейінгі келесі кезең - ақпараттың дұрыстығын растау бойынша жазулар біздің бизнестің жабдықтау. Бұл не? Бұл жапсырма мөлшері мәтінмен 4x6 см «бірге зашнуровано және парақтарын нөмірленген ...» (олардың саны, бірқатар және сөздермен көрсетіледі). Әрі қарай мемлекеттер қызметкердің лауазымы, күні және жеке қолтаңбаны құжаттау сұраймыз. Сіз аттестаттаудан пломба келсе, ол сондай-ақ атап өткен жөн. жазу бізге бұл жағдайда тегін қалуы керек жіптер кеңестер байлап түйіннің үстіне желімделген отыр. Қол қою желім кептірілген кезде, рәсімнің соңында төндіреді. Бұл тарату, оны болдырмау үшін жасалады. Басып шығару (егер бар болса) жапсырмада өзі туралы парақ бөлігіне бөлігін бекітіңіз.

Және тек қол қойылған және мөрмен мөрмен нөмірленген тігілген мәміле, кейін, ол мұрағатқа жіберілуі мүмкін.

ақпараттың дұрыстығын растау бойынша жазулар ауыз ауыр және мұқият болуы тиіс. иммунитет жағдайда құжатталған дәлелі - Ол болды. оның тұтастығын немесе құжаттың бұзған жағдайда ығысу, сотқа бақылау органдарына, немесе, мүмкін, оның шақыру мүмкін емес.

Не және неге тігеді

Ол мұрағатында немесе салық органдары, зейнетақы қоры және көптеген осындай тексеру органдарының кез келген ұсыну үшін салдарынан барлық мөрмен құжаттар міндетті болып табылады. Сіз степлер пайдаланып желімделген немесе мөрмен құжаттарды қайтадан алуға мүмкін емес. Жоғарыда айтылғандай, емес сәйкестікті iсi қозғалған жағдайда, ол сіз жай ғана қабылдамайды.

Мұндай рәсімдер, ең алдымен, қызметкерлер мен есепке алуды тиесілі құжаттарға жатады. кейінірек жылдың өңдеуді аяқтағаннан, кім ұйымның немесе кәсіпорынның мұрағатында сақтауға тапсырылады. арнайы мұрағат мекемелері алдыңғы заңды сақтау кезеңмен істі беруге. Ол құжаттың түріне байланысты, заңмен анықталады. Мысалы, кем дегенде 75 жыл нотариаттық жазбалар, кітаптар және кадрлық ақпаратты экономикалық шот құжаттарын сақтауға міндетті.

сызбалар жарамдылық мерзімі әлдеқайда аз болып табылады - небәрі 20 жаста. Фото құжаттама 5 жыл қамқорлық жасады. мұрағаттық мекемелер мемлекеттік және жеке екі кәсіпорындардың жағдайда сақтауға тапсырылады. кез келген мемлекеттік емес субъектілердің міндеті - осы келісім-шарттың Федералдық мұрағаттық қызметімен жасасуға.

Ол оң микробағдарлама құжат осы міндеттеме лауазымдық нұсқаулықта жазылған ғана бір қызметкерді, бар екенін есте сақтау қажет. сапасыз құрама құжаттың жағдайда, әсіресе өзгерістердің немесе белгілі бір маңызды беттер болмаған жағдайда, кейбір санкциялар ұсынады.

АҚШ технологиясы Түптеу оралайық

Жоғарыда сипатталған кросс-байланыстыратын әдістері сақтық көшірме жасау және салық инспекциясының үшін де қолайлы болып табылады. Бірақ (10 жылдан астам) ұзақ уақыт бойы сақталған бухгалтерлік құжаттар беру, әсіресе күшті болуы тиіс - жиі 5 тесіктердің туралы. ақпараттың дұрыстығын растау бойынша жазулар анық көрінетін жапсырма құрылғының астында орналасқан мақсатында, арнайы қағаз бойынша жасалған және құжаттың тұтастығын күмән жоқ болып табылады.

кеңсе тескіш дәстүрлі кеңсе Punchers шарттары, содан кейін, қажет болған жағдайда, (мысалы, басып) қағаз құжаттарды үлкен көлемін шығаруға Егер бұрғылау машиналары түрінде немесе түптеу машинада кәсіби жабдықтарды пайдалану. Мұндай тетіктері елеулі күші бар және қолмен жұмыс және электр жетегі бар жабдықталған болуы мүмкін.

машина механизмі

Осы жүйелердің немесе машиналар негізі - серіппелер пайдалану классикалық әдісі. Мұндай түптеу машина перфорацияның үшін құрылғымен жабдықталған. құрылғының жоғарғы және төменгі картон немесе пластикалық қақпақтар қосылған содан кейін пластмассадан Шашлычок көктемде туралы құжаттың тағы бір тетігі.

түптеу машинаның артықшылығы өте үлкен құжаттарды жабысуды мүмкіндігі болып табылады. блок қалыңдығы дейін 500 беттер болуы мүмкін. Сондай-ақ, - қазірдің өзінде байланысты құжатты жоюға немесе қосымша беттер мен парақтары қабілеті. кемшіліктері өте ауыр болып табылады, және күрделілігі тым жоғары беріктігі емес.

белгілі бір қадамға орнату және оған тиісінше, тесіктерін Перфорацияланған металл серіппелер, жабдықталған құжаттарды берген үшін түптеу машина болса, қағаз блоктар, содан кейін сығылған және құлыпталады икемді көктемгі болат, бойынша тозған. металл бұлақты аппаратының артықшылықтары - пластикалық серіппелер байланысу салыстырғанда соңғы нысаны және жақсартылған сенімділік көп таныту. Бірақ мүмкін емес бұзылмастан парақтарын кірістіру немесе жою үшін бір уақытта.

Көктемде қатар, тістері бұралуын пластикалық жоталы, байланысу қағидаты бойынша жұмыс істейтін құрылғылар бар. Сондай-ақ, үстел күнтізбе, қойын кітапшасын және күнделіктері бойынша бізге таныс, спираль бойынша Онда міндетті болып табылады. Олардың дыры қалыптап кейін (3-4 автоматты түрде қолмен басқа бұрылады) спираль жара.

Прогресс орында тұрмайды

жылу түптеу не? Ол беру тез болуы мүмкін құжаттардың және оларды емес алынбалы қосылу үшін заманауи құрылғы болып табылады. termoperepletnyh Құрылғымен бірге материалдар үлкен санын аяқтау, сондай-ақ жеке көшірмелерін ресімдей алады. Бұл нұсқа әсіресе қолайлы поштамен есептер, келісім-шарттар және жарнамалық материалдар болып табылады.

түрлі түсті және өлшемдері бар termokoreshkov және termooblozhek түптеу пайдалану арқылы осы түріне машина жұмыс. парақ санына байланысты, содан кейін барлық бірге машинада орналастырылған, белгілі бір қалыңдығы termooblozhka істі таңдалған. полимерлік желім қақпағы соңы қопсыған қабаты ішкі жағы. машина полимер ерігенше және барлық парақтары ыстық қабаттағы мөрмен, оның көмегімен қыздыру элементі жабдықталған.